Politique de confidentialité

Qui est responsable de vos renseignements?

Le Habitus offre le présent service à partir de son adresse d’affaires : 1338 Wellington Street West, Unit 10, Ottawa, Ontario, Canada, K1Y 3B7.

Le rôle de Le Habitus dépend du contexte :

• Pour le site public, la création et la sécurité du compte, le soutien, les préférences et l’administration directe du service, l’exploitant de Le Habitus détermine généralement les fins et les moyens du traitement.
• Pour certains dossiers d’immeuble, de copropriété, de résidence ou de location créés à la demande d’un syndicat, d’un propriétaire, d’un gestionnaire ou d’un autre client organisationnel, cette organisation peut déterminer les fins du dossier. Le Habitus agit alors comme fournisseur de services pour son compte.
• Une demande concernant un dossier contrôlé par une organisation cliente peut être transmise ou référée à cette organisation. Le Habitus demeure responsable des renseignements qu’il contrôle directement.

La fonction de responsable de la protection des renseignements personnels est exercée par la personne ayant la plus haute autorité au sein de l’entreprise, à moins qu’elle ait été déléguée par écrit. Demandes et plaintes : info@lehabitus.ca — 1338 Wellington Street West, Unit 10, Ottawa, Ontario, Canada, K1Y 3B7.

Renseignements que nous pouvons recueillir

Selon les fonctions utilisées, nous pouvons recueillir :

• des renseignements d’identité et de contact : nom, courriel, téléphone, langue, coordonnées d’urgence;
• des renseignements relatifs au logement ou à l’immeuble : immeuble, unité, statut d’occupation, personnes autorisées, relation avec l’organisation cliente;
• des renseignements opérationnels : demandes de service, travaux, réservations, colis, véhicules, permis, visiteurs, incidents, annonces et échanges associés;
• des pièces jointes fournies volontairement, par exemple des photos ou des documents nécessaires au traitement d’une demande;
• des renseignements liés à la sécurité ou à une demande urgente, limités à ce qui est nécessaire pour acheminer, documenter et suivre la demande;
• des renseignements techniques et de sécurité : adresse IP, type d’appareil ou de navigateur, identifiants de session, événements d’authentification, journaux d’accès;
• les préférences, autorisations, consentements et retraits de consentement;
• les renseignements communiqués au soutien ou lors d’une demande relative à la vie privée.

Le Habitus n’a pas pour objectif de recueillir des données de carte de paiement complètes, des modèles biométriques, une géolocalisation continue, des copies de pièces d’identité non nécessaires ou des historiques médicaux détaillés. Toute fonction future nécessitant une catégorie sensible fera l’objet d’une analyse, d’un avis distinct et, lorsque requis, d’un consentement exprès.

Sources des renseignements

Les renseignements peuvent provenir :

• de vous;
• de l’organisation qui gère ou possède votre immeuble ou votre résidence;
• d’une personne que vous avez autorisée, par exemple un proche aidant ou un mandataire;
• de systèmes ou de fournisseurs autorisés par l’organisation cliente;
• de votre appareil, dans la mesure nécessaire au fonctionnement, à la sécurité et aux choix que vous avez activés.

Lorsque la loi le permet ou l’exige, vous pouvez demander la source d’un renseignement recueilli auprès d’un tiers.

Fins de la collecte et de l’utilisation

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• créer, vérifier, administrer et sécuriser les comptes;
• confirmer l’association avec un immeuble, une unité ou une organisation;
• recevoir, classer, acheminer et suivre les demandes de service;
• gérer les fonctions choisies par l’organisation : communications, réservations, colis, accès, stationnement, documents, travaux ou incidents;
• transmettre les avis opérationnels et de sécurité nécessaires;
• offrir du soutien, prévenir la fraude et enquêter sur les abus;
• assurer la continuité, la sauvegarde, le dépannage et l’amélioration du service;
• respecter les obligations juridiques, contractuelles, comptables et de sécurité;
• produire des statistiques agrégées ou anonymisées lorsque cela est permis et approprié.

Nous ne réutilisons pas un renseignement pour une nouvelle fin incompatible sans respecter les exigences applicables, notamment en matière d’information et de consentement.

Nécessité, consentement et choix

Nous cherchons à recueillir uniquement les renseignements nécessaires aux fins indiquées. Les champs obligatoires sont identifiés comme tels. Lorsqu’un renseignement est facultatif, l’interface l’indique et explique l’effet d’un refus de le fournir.

Le retrait d’un consentement vaut pour l’avenir et peut être assujetti aux restrictions prévues par la loi ou par un contrat. Le retrait peut limiter une fonction facultative. Il ne rend pas nécessairement illégale une utilisation antérieure et n’entraîne pas automatiquement la suppression de renseignements qui doivent être conservés.

Technologies d’identification, de localisation ou de profilage

Le Habitus n’active pas une localisation précise, un suivi continu ou un profilage facultatif sans avis préalable et activation distincte par la personne concernée. Les paramètres facultatifs sont désactivés par défaut.

Lorsqu’une fonction utilise une telle technologie, l’avis contextuel explique :

• la technologie utilisée;
• les renseignements recueillis;
• la raison de la collecte;
• le moyen d’activer et de désactiver la fonction;
• les conséquences raisonnablement prévisibles de ce choix.

Aide automatisée et décisions

Des outils automatisés peuvent aider à classer, traduire ou acheminer une demande. Ils ne remplacent pas le jugement humain pour une urgence ou une décision importante concernant une personne.

Si Le Habitus rend un jour une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels, la personne concernée en sera informée conformément aux lois applicables, notamment des renseignements utilisés et des principaux facteurs ayant mené à la décision, et pourra présenter ses observations lorsque la loi le prévoit.

Communication des renseignements

Nous pouvons communiquer les renseignements nécessaires :

• à l’organisation cliente et à ses personnes autorisées;
• aux fournisseurs qui exécutent des services pour nous, dans un cadre contractuel;
• lorsque la loi l’exige ou le permet;
• à une personne susceptible de porter secours lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves présente un caractère urgent, en limitant la communication à ce qui est nécessaire et en la documentant.

Nous ne vendons pas les renseignements personnels des résidents.

Traitement à l’extérieur du Québec ou du Canada

La page « Hébergement des données » décrit l’état vérifié de chaque composant. Tant que l’ensemble des régions, sauvegardes, journaux, outils de soutien et sous-traitants n’a pas été confirmé, Le Habitus ne déclare pas que toutes les données demeurent exclusivement au Canada ou au Québec.

Avant de confier à une personne ou à une organisation située à l’extérieur du Québec la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de renseignements personnels, l’entreprise effectue l’évaluation requise et met en place les protections et ententes écrites applicables.

Conservation, destruction et anonymisation

Les renseignements sont conservés seulement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations légales, contractuelles, de preuve, de sécurité et de règlement des différends.

Une fois les fins accomplies, les renseignements sont détruits ou, lorsqu’une utilisation sérieuse et légitime le permet, anonymisés conformément aux exigences applicables. Une demande de fermeture de compte n’entraîne donc pas toujours la suppression immédiate de tous les dossiers.

Les durées précises proviennent d’un calendrier de conservation approuvé; aucun nombre d’années générique n’est publié sans validation.

Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques proportionnées à la sensibilité, à la finalité, à la quantité, à la répartition et au support des renseignements. Les mesures effectivement vérifiées sont décrites à la page « Sécurité et confiance ».

Aucun système ne peut garantir un risque nul. Les personnes utilisatrices doivent protéger leurs identifiants et signaler rapidement une activité inhabituelle.

Incidents de confidentialité

Le Habitus maintient un processus de détection, d’évaluation, d’atténuation et de documentation des incidents de confidentialité. Lorsqu’un incident présente le seuil de risque prévu par une loi applicable, les autorités et les personnes concernées sont avisées selon cette loi. Un registre des incidents est maintenu lorsque requis.

Vos droits

Selon le contexte et la loi applicable, vous pouvez notamment demander :

• la confirmation de l’existence de renseignements personnels vous concernant et l’accès à ceux-ci;
• la rectification d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• un accommodement raisonnable pour exercer un droit d’accès;
• une copie de certains renseignements informatisés dans un format structuré et couramment utilisé, lorsque les conditions légales sont réunies;
• le retrait d’un consentement pour une utilisation ou une communication future;
• la cessation d’une diffusion ou la désindexation dans les situations prévues par la loi;
• l’examen d’une plainte relative à la protection des renseignements personnels.

Les demandes d’accès ou de rectification visant le Québec doivent être présentées par écrit et accompagnées d’une vérification raisonnable de l’identité. Le responsable répond par écrit avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la réception, sous réserve des règles applicables. Un refus est motivé et indique les recours disponibles.

Utilisez la page « Mes données » ou écrivez à info@lehabitus.ca. Ne transmettez pas de pièce d’identité ou de renseignement sensible par courriel avant d’avoir reçu des instructions sécurisées.

Mineurs

Le service est conçu pour être utilisé par des adultes et par des personnes autorisées par une organisation cliente. Un renseignement concernant un mineur de moins de 14 ans n’est pas recueilli directement auprès de celui-ci sans l’autorisation requise, sauf lorsqu’une exception légale s’applique.

Témoins et technologies similaires

Nous utilisons les témoins strictement nécessaires au fonctionnement, à l’authentification, à la sécurité et aux préférences essentielles. Tout témoin facultatif d’analyse ou de personnalisation est désactivé avant le choix de la personne et géré dans un centre de préférences. Le refus d’un témoin facultatif n’empêche pas l’accès aux fonctions essentielles.

Modifications et plaintes

La date et la version de la politique sont affichées en haut de la page. Une modification importante est signalée de manière appropriée avant son entrée en vigueur lorsque la loi ou la nature du changement l’exige.

Responsable de la protection des renseignements personnels — info@lehabitus.ca — 1338 Wellington Street West, Unit 10, Ottawa, Ontario, Canada, K1Y 3B7.

Une personne insatisfaite peut également s’adresser à l’autorité de protection de la vie privée compétente, notamment la Commission d’accès à l’information du Québec ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada lorsque sa loi s’applique.